Effiziente Digitalisierung von Meldescheinen im Hotel: RegForm macht's möglich

Hospitality

Die RegForm App digitalisiert den Meldeschein für Hotels. Mit Hilfe von RegForm können Meldescheine digital ausgefüllt, ausgewertet und aufbewahrt werden. Dadurch kann das Personal potentielle Übertragungsfehler vermeiden und die Effizienz steigern.

Die Herausforderung

Das Ausfüllen und die Aufbewahrung von Meldescheinen ist in Deutschland für Beherbergungsbetriebe gesetzlich vorgeschrieben. Dabei muss das Personal die Meldedaten des Gastes oftmals manuell ins System eingeben. Dieser Vorgang ist allerdings fehleranfällig und aufwendig. Außerdem müssen die Meldescheine ein Jahr lang aufbewahrt werden. So kann es schnell zu Unmengen an Papier kommen.

Die Lösung

Eine Software ist oft die handlichste und übersichtlichste Möglichkeit, die Bürokratie in Hotelbetrieben zu digitalisieren und zu automatisieren. Durch eine nutzerorientierte Anwendung wird der Prozess sowohl für die Hotelgäste als auch das -personal vereinfacht. Dadurch sparen sie Zeit und vermeiden Fehler.

Zusätzliche Information

Unser Partner Success Hotel Group (SHGR) ist ein international agierendes deutsches Familienunternehmen. Geprägt von Tradition und zugleich Innovation legt SHGR großen Wert auf einen zukunftssicheren Hotelbetrieb. Durch den Einsatz moderner Technologien und digitaler Lösungen ist es SHGR möglich, seit über 25 Jahren ein erfolgreiches Unternehmen zu sein.

Herangehensweise: Schlank und effektiv

Unser Ziel ist es, die Anforderungen unseres Partners mit einem praktischen sowie ansprechenden Interface zu verbinden. Dafür haben wir von unserem Kunden zunächst alle Anforderungen eingeholt. Daraus wurde ein solides Grundgerüst gebaut. Die kreativen Köpfe der Bitfactory erweiterten dieses Grundgerüst um weitere Features. Durch gute Kommunikation und einen stetigen Austausch mit dem Kunden konnten wir selbst kurzfristige Änderungen schnell einbauen.

RegForm ermöglicht dem Hotelbetrieb reibungslos die Meldedaten eines jeden Gastes zu erfassen und sicher digital aufzubewahren. Das spart nicht nur Unmengen an Papier, sondern vermeidet auch Übertragungsfehler.

Auch unsere Erfahrung im Umgang mit Scrum ermöglicht die Optimierung von Prozessen, sowohl für unsere Entwickler*innen als auch unsere Kund*innen. Alle Features wurden agil implementiert, gereviewed und angepasst. So beinhaltet die digitale Lösung nun neben dem digitalen Erfassen des Meldescheins auch das Einfügen einer digitalen Unterschrift. Dafür nutzen Gäste die RegForm Anwendung auf einem mobilen Endgerät – oftmals ein Tablet – des Hotels.

Damit die digitale Lösung für Hotelpersonal und -gäste ein optimales Erlebnis gewährleistet, ist eine benutzerfreundliche Gestaltung des UI besonders wichtig. Dafür haben wir eine mobile Android Softwarearchitektur mit Model View ViewModel (MVVM) und Enterprise Mobility Management (EMM)entwickelt. Dadurch kann die Anwendung einfach verändert und angepasst werden. Die Architektur orientiert sich dabei stark an den Empfehlungen von Google. Somit können sich Nutzer*innen schnell anhand des bekannten Aufbaus zurechtfinden. Für das Frontend der Webanwendung haben wir mit Angular gearbeitet. Das Backend wurde mit Express.js und Firebase realisiert. Auch hier war der Gedanke präsent, flexibel und einfach Änderungen vornehmen zu können. Integriert ist die Anwendung in unsere MKey Software.

Ergänzend mit den Anwendungen Mkey und Guest Profile wird der Hotelbesuch für alle Gäste digitalisiert, vereinfacht und effizienter gestaltet.