Mit web2print: Effiziente Digitalisierung des Prozessmanagements für Pri/Send im Postversand

Service Providers

Die web2print Anwendung PriSend automatisiert alle Prozesse rund um den Postversand. Druck-, Falz- und Kuvertiervorgänge sind von den Mitarbeiter:innen bei Pri/Send nicht mehr manuell zu bewerkstelligen. Die Softwarelösung inkludiert unter anderem eine automatisierte Datenerfassung über OCR, eine automatisierte Maschineneinstellung über OMR und den Mailoptimizer der Deutschen Post AG für die DV-Freimachung.

Die Herausforderung

Prozessabläufe bei Pri/Send sind manuell zu bewerkstelligen. Dies ist mit einem hohen Ressourcenaufwand verbunden, der das Wachstum des Unternehmens hemmt.

Die Lösung

Die entwickelte web2print Software automatisiert die Auftragsverwaltung, das Versandmanagement und die Frankierung für eine effiziente Arbeitsweise bei Pri/Send.

Zusätzliche Information

Pri/Send ist ein Stuttgarter Unternehmen, das sich auf Dienstleistungen rund um den Postversand spezialisiert. Aktuell beauftragen über 300 Kunden im Großraum Stuttgart, wie Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien und Inkassobüros, den Postdienstleister Pri/Send für deren Versandmanagement. Die Arbeit umfasst vom Druck bis zur Zustellung alle Prozesse des Postversands. Damit die Zufriedenheit der Kund:innen sichergestellt ist, erweitert und perfektioniert das Postunternehmen die Leistungen fortlaufend. Ein wichtiger Schritt ist die digitale Transformation der Geschäftsprozesse.

Herangehensweise: Schlank und effektiv

Im Rahmen des ESF-Coaching Angebots analysierten wir die Schwachstellen der aktuellen Software, erarbeiteten Lösungen und sprachen für den Kunden eine Handlungsempfehlung aus. Diese umfasst eine Neuentwicklung mit modernen Technologien, um das Wachstum von Pri/Send optimal zu unterstützen. Das Ziel der neuen web2print Software ist das Automatisieren der Vorgänge und Prozesse rund um das Management im Postversand.

Mit den eingesetzten Technologien gewährleisten wir eine schnelle Umsetzung in der Entwicklung und die Optimierung der Kosten.

Die Logik des Backends setzen wir mit dem Node.js Framework NestJS um, das Frontend mit Angular. Das Integrieren beider Softwarepakete in unseren Continuous Integration (CI) und Continuous Delivery (CD) Ablauf ermöglicht eine schnelle Iteration in der Entwicklung und ein schnelles Ausrollen neuer Features.

Die Kundschaft von Pri/Send können sich bei der Web-App anmelden und ihre Dateien für den Postversand hochladen. Damit die Software die Rechnungen für den Postversand vorbereiten kann, muss das Programm die relevanten Daten aus den Dokumenten auslesen. Die Nutzer:innen laden diese Dokumente als PDF hoch. Wir mussten eine Lösung finden, wie die Software die Adressen automatisiert aus Bild- und Text-Dateien extrahieren kann. Für diesen Fall implementierten wir eine OCR Lösung (Optical Character Recognition). Die Texterkennung ermöglicht das Umwandeln unterschiedlicher Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien. Des Weiteren muss die Anwendung beim Auslesen der Adressdaten datenschutzkonform agieren. Wir mussten eine Lösung finden, wie das Programm die Daten sicher verschlüsselt. Für den sicheren Datentransfer konnten wir einen SFTP (Secure File Transfer Protocol) Server in die Software einsetzen.

Das Ziel der Individualsoftware ist das Automatisieren der Druck-, Falz- und Kuvertiervorgänge. Damit die Beschäftigten die Maschinen nicht mehr manuell einstellen müssen, mussten wir einen Weg finden, wie die Maschinen die Seitenzahlen der Dokumente automatisch erkennen. Sogenannte OMR (Optical Mark Recognition) Codes befinden sich an dem linken Seitenrand der Dokumente, ermöglichen das Erkennen der Seitenzahlen und das automatisierte Einstellen der Maschinen.

Auch das Frankieren der Postsendungen verwaltet die Individualsoftware. Manuelles Frankieren ist nicht mehr nötig und zusätzlicher Arbeitsaufwand wird eingespart. Durch sogenannte Freimachungsvermerke ist die Post nach dem Kuvertieren versandfertig. Wir mussten eine Lösung finden, die Webanwendung so zu programmieren, dass sie automatisiert die Freimachungsvermerke in die Adressfenster druckt. Hierfür implementierten wir den Mailoptimizer der Deutschen Post AG in die web2print Softwarelösung. Die Software übergibt die Sendungsdaten an den Mailoptimizer. Dieser ermittelt unter anderem die Sendungsarten und die Sendungsentgelte und sendet die Informationen der DV-Freimachung zurück an die Software. Auch den DMC (Data Matrix Code) erstellt der Mailoptimizer. Der Barcode ermöglicht dem Postdienstleistungsunternehmen die Übernahme und die Zustellung eines Briefes digital zu bestätigen. Bei der Druckeinstellung mussten wir darauf achten, dass der DMC vollständig in dem Brieffenster sichtbar ist, da sonst die Sendung von der Post als nicht ausreichend frankiert angesehen wird.