Vom Chaos zur Klarheit: Projekte erfolgreich steuern bei Anforderungsänderungen

In diesem Blogpost zeigen wir anhand eines realen Beispiels, wie Projekte trotz Anforderungsänderungen erfolgreich gesteuert werden können. In der heutigen dynamischen Geschäftswelt sind Änderungen der Projektanforderungen unvermeidlich. Technologische Fortschritte, sich ändernde Marktbedingungen und neue Kundenanforderungen können Projekte stark beeinflussen. Die Fähigkeit, flexibel auf diese Änderungen zu reagieren und dennoch den Projekterfolg zu gewährleisten, ist eine zentrale Kompetenz im Projektmanagement.

Die Herausforderung: Warum Anforderungsänderungen im Projekt unvermeidbar sind

Projekte sind oft komplex und unterliegen vielen Einflüssen, die zu Änderungen der Anforderungen führen können. In unserem Beispielprojekt mussten wir feststellen, dass viele Anforderungen unklar und unvollständig waren. Zudem verließen zentrale Personen das Projektteam, was zu weiteren Unsicherheiten führte.

Initiale Schwierigkeiten und der Weg zur Klarheit

Zu Beginn des Projekts standen wir vor einigen Herausforderungen. Die Anforderungen waren unklar und viele Tickets wurden ohne detaillierte Beschreibungen an das Entwicklungsteam weitergeleitet. 

Ein Product Design Workshop wurde organisiert, um die grundlegenden Anforderungen festzulegen. Dabei arbeiteten:

• der Product Owner,
• ein Designer,

eng mit dem Kunden zusammen, um die Vorstellungen und Wünsche für das Produkt zu erfassen. Trotz dieses Workshops blieben viele Details offen und mussten im Laufe der Entwicklung weiter spezifiziert werden.

Als der Product Owner und die Projektleiterin des Kunden das Projekt verließen, entstanden zusätzliche Probleme im Verständnis der einzelnen Tickets, da die Ansprechpartner nicht mehr zur Verfügung standen. Durch Transparenz und regelmäßige Kommunikation konnten wir das Festpreisangebot retten und das Produkt wieder auf Kurs bringen. Eine agilere Herangehensweise hätte den Prozess möglicherweise noch weiter verbessert.

Agile Methoden: Die Lösung für dynamische Anforderungen

Agile Methoden wie Scrum und Kanban sind besonders effektiv, um mit Anforderungsänderungen umzugehen. In unserem Projekt konnten wir aufgrund eines Festpreisangebots nicht vollumfänglich Scrum anwenden, setzten jedoch andere agile Elemente ein, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können.

Jour Fixe: Flexibilität durch regelmäßige Meetings

Anstatt Scrum-Sprints zu nutzen, integrierten wir wöchentliche Jour Fixe Meetings. Diese dienten dazu, den aktuellen Stand zu besprechen, Änderungen zu diskutieren und nächste Schritte zu planen. Diese regelmäßigen Meetings glichen einem Sprint-Refinement und ermöglichten es uns, flexibel auf Änderungen zu reagieren und die Anforderungen des Kunden optimal umzusetzen. 

Durch diese Flexibilität konnten neue Anforderungen und Änderungen zwar schnell umgesetzt werden. Jedoch führte diese Dynamik dazu, dass sich die Projektkosten aufgrund des erweiterten Feature Scopes erhöhten. Um diese Anpassungen transparent abzubilden, wurde eine variable Kostenposition hinzugefügt und das Projektmanagement nach dem Time & Material-Prinzip abgerechnet. Diese Maßnahmen waren notwendig, um sicherzustellen, dass die Anforderungen den Wünschen des Kunden entsprechen und die Qualität und Funktionalität des Endprodukts gewährleistet bleiben.

Change Management: Strukturierter Umgang mit Änderungen

Ein effektives Change Management ist unerlässlich, um Anforderungsänderungen kontrolliert und geordnet zu implementieren. Der Change Request Prozess stellte sicher, dass jede Anforderungsänderung formal beantragt, bewertet und genehmigt wurde. Diese Änderungen wurden dann in den wöchentlichen Jour Fixe Meetings besprochen und entschieden.

Kommunikation und Stakeholder-Management

Transparente Kommunikation war entscheidend, um alle Beteiligten über Änderungen und deren Auswirkungen zu informieren. Regelmäßige Meetings, Updates und ein offener Dialog halfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Akzeptanz der Änderungen zu fördern.

Praxisbeispiel: Ampelsystem zur Statusüberwachung

Um den Überblick über den Fortschritt und die Bearbeitung der Anforderungen zu behalten, setzten wir ein Ampelsystem ein. Dieses einfache, aber effektive Tool half uns, den Status jeder Anforderung visuell darzustellen und entsprechend zu priorisieren.

Das Ampelsystem im Detail

• Grün: Anforderung wurde bereits implementiert.
• Gelb: Anforderung ist noch in Bearbeitung.
• Rot: Anforderung ist noch nicht gestartet worden.

Wir arbeiteten zusammen mit dem Kunden an einem gemeinsam erstellten Google Sheet. Jede Anforderung wurde entsprechend ihrem aktuellen Status markiert und es wurden Kommentare hinzugefügt, um festzuhalten, ob ein weiteres Refinement erforderlich war. Dieses System ermöglichte es dem gesamten Team, auf einen Blick den Fortschritt und die noch anstehenden Aufgaben zu erkennen und sich darauf zu konzentrieren, was als nächstes zu tun war.

Best Practices für das Management von Anforderungsänderungen

• Einbindung der Stakeholder

Stakeholder wurden in den Prozess einbezogen, um ihre Erwartungen und Anforderungen besser zu verstehen. Vertiefung durch Workshops und regelmäßige Feedback-Runden erwiesen sich hierbei als äußerst hilfreich.

• Priorisierung von Anforderungen

Die Priorisierung der Anforderungen nach ihrer Dringlichkeit und ihrem Nutzen wurde mithilfe des MoSCoW-Prinzips (Must have, Should have, Could have, Won’t have) durchgeführt.

• Flexibler Projektplan

Ein flexibler Projektplan ermöglichte es, schnell auf Änderungen zu reagieren. Pufferzeiten und ein modularer Projektumfang erleichterten die Anpassungen.

• Dokumentation und Change Management

Durch die Dokumentation der technischen Anforderungen konnten wir Abweichungen frühzeitig erkennen und Change Request besser aufnehmen. Unsere wöchentlichen Jour Fixe Meetings und das Ampelsystem halfen dabei, den Status der Anforderungen übersichtlich darzustellen und Prioritäten entsprechend zu setzen.

Ergebnis: Vom Chaos zur Klarheit

Dank klarer Kommunikation und agiler Herangehensweise in einem eingeschränkten Rahmen konnten wir das Projekt trotz der anfänglichen Schwierigkeiten erfolgreich abschließen. Erst durch die enge Zusammenarbeit und die Akzeptanz von Mehraufwänden oder auch von Konzeptänderungen machte das Projekt richtig viel Spaß. Die Nutzer profitieren nun von einer benutzerfreundlichen, funktionalen und zuverlässigen Anwendung, die ihren Erwartungen entspricht. 

Es zeigte sich jedoch, dass ein agiler Vertrag noch besser zu diesem Projekt gepasst hätte als ein Festpreisangebot. Ein wesentlicher Aspekt war, dass die Anforderungen von Anfang an klar definiert werden sollten. Aufgrund der initialen Unklarheiten mussten wir jedoch diese Anforderungen kontinuierlich in unseren wöchentlichen Jour Fixe Meetings nachbessern. Während diese Meetings halfen, die Anforderungen zu verfeinern und auf dem aktuellen Stand zu halten, hätte die Anwendung agiler Methoden wie regelmäßige Sprints und kontinuierliches Kundenfeedback diesen Prozess beschleunigt und effizienter gestaltet​.